امروزه صنعت بازرگانی و حمل و نقل کالا مورد توجه بسیاری از تاجران قرار گرفته است، به طوری که برای توسعه کسب و کار خود از تجارت با کشور‌‌‌های خارجه استقبال زیادی میکنند و راه تجارت و فرستادن کالا‌‌‌‌ها‌‌یشان را حمل و نقل بین‌المللی مقدر می‌‌‌سازد. حال ما در این مقاله از سایت دانا حمل قصد داریم که شما را با اصطلاح شیپینگ اوردر که در مباحث حمل و نقل کاربرد دارد، بیشتر آشنا کنیم پس تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
مفهوم شیپینگ اوردر چیست؟
وقتی به این کلمه می‌‌‌نگریم، متوجه می‌‌‌شویم که از دو کلمه انگلیسی shipping و order تشکیل شده که شیپینگ از شیپ به معنای کشتیرانی و حمل و نقل با کشتی می‌‌‌باشد و اوردر به معنی سفارش و دستور است. پس متوجه شدید که این اصطلاح در حمل و نقل‌‌‌های دریایی و ترانزیت‌‌‌های دریایی کالا کاربرد دارد یعنی هنگامی که شما دستور به حمل و نقل کالا را می‌‌‌دهید در واقع شیپینگ اوردر کرده‌‌‌اید.
مراحل دستور حمل کالا
حال که با این اصطلاح حمل و نقلی آشنا شدید، باید ذکر کنیم که این فرآیند دارای مراحل خاصی می‌‌‌باشد که در ادامه به توضیح کامل آن پرداخته‌‌‌ایم.
مرحله اول
در مرحله اول باید بازاریابی صورت بگیرد و بازاریاب انواع مختلف سرویس‌‌‌های حمل و نقل شرکت را به مشتریان به صورت حضوری یا تلفنی معرفی کند. نکاتی که بازاریاب و مشتری باید به انجام آن آگاه باشند عبارت‌‌‌اند از:
_ تهیه فایلی مبنی بر معرفی مسیرهای مورد استفاده و نحوه کار هر شرکت و کالای صادراتی برای مشتریان تا در صورتی که نرخ ویژه‌ای برای مسیری اعلام شد، بی‌درنگ از بانک اطلاعاتی خود به شرکت‌های صادراتی فعال در آن مسیر اعلام آمادگی و نرخ جدید خود را ارائه دهند.
_ دقت داشته باشید که در این نرخ اعلام شده از خطوط کشتیرانی به مشتریان، تمامی هزینههای حمل بار در آن لحاظ شده است اما بدانید که علاوه بر نرخ اعلامی، هزینههای ثابتی مانند هزینه صدور بارنامه یا صدور تلکس ریلیز، کارمزد کار با ترمینال، هزینه حق توقف، هزینه اصلاحیه بارنامه، هزینه متمم و … به هزینه‌هایتان افزوده می‌شود که در اعلام نرخ‌های کتبی نوشته نمی‌شود. برای دانستن مقدار این هزینه‌ها می‌توانید از طریق انجمن کشتیرانی و خدمات وابسته یا سازمان بنادر و دریانوردی مطلع شوید.
مرحله دوم
در این مرحله قبل از شیپینگ اوردر مشتری می‌بایست با مسئولین فروش و بازاریاب‌ها برای مطلع شدن از نرخ و قیمت، تماس حاصل فرماید. البته بازاریاب باید از نرخ مدنظر مشتری آگاهی داشته باشد تا وقتی با چندین شرکت حمل و نقل تماس گرفت، بتواند چانه بزند و به قیمت مناسبی برسد.
مرحله سوم
در این جای کار مسئولین فروش جهت یافتن بهترین نرخ با کمترین ترانزیت و عالی‌ترین سرویس‌دهی کشتی از خطوط کشتیرانی مختلف را باید پیگیری کنند و به دنبال بررسی برنامه حرکت کشتی‌ها و مسیر آن‌ها باشند. به همین دلیل توصیه می‌شود مسئولین همیشه فایلی مبنی بر نرخ‌های آماده برای تمامی مسیر‌ها و کالاهای روتین به صورت هفتگی آماده کنند و بهتر است که تمامی این‌ها و نرخ قیمتی که از خطوط کشتیرانی دریافت میکنند و بقیه مدارک را به صورت مکتوب ذخیره داشته باشند.
مرحله چهارم
حال در این مرحله قبل از شیپینگ اوردر مسئول فروش، نرخ را به مشتری تحت عنوان Freight Quotation ارائه می‌دهد و اگر مشتری نرخ را تأیید کرد بهتر این درخواست تأیید (Freight rate Confirmation) را به صورت مکتوب با ذکر نرخ کرایه حمل، مشخصات کالا و بسته‌بندی انجام شود و در انتها مشتری این درخواست را تأیید و به مسئول فروش ارسال نماید.
مرحله پنجم
مرحله ارسال درخواست رزرو کانتینر (Booking Request) به صورت ایمیل برای خط کشتیرانی در این مرحله صورت می‌گیرد که در این درخواست به موارد زیر باید اشاره گردد:
_ تعداد و نوع کانتینر درخواستی
_ نوع محموله
_ نوع بسته‌بندی
_ مشخص کردن بندر مبدأ، بندر مقصد
_ تعیین مقصد نهایی
_ ذکر نرخ توافقی با خط
_ ذکر محل پرداخت کرایه حمل
مرحله ششم
خط کشتیرانی در پاسخ به درخواست شما می‌بایست یک کد رزرو کانتینر (Booking No) به شما اعلام کند.
مرحله هفتم
در این مرحله قبل از شیپینگ اوردر شماره رزرو را به صورت مکتوب و واضح با تمامی شرایط و ضوابط و نرخ توافق باید به مشتری و نماینده او در محل قرارگیری گفته شود و مسئولین فروش هم کلیه تعهدنامه‌ها را برایشان ارسال نماید.
مرحله هشتم
مشتری یا نماینده آن برای مطلع شدن از زمان حدودی تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی در مکان تحویل دادن بار، می‌تواند از بخش ترافیک پیگیری کند.
مرحله نهم
در این مرحله پیگیری ETA و زمان حرکت برای اعلام آن به مشتری صورت می‌گیرد تا مشتری زمان تقریبی تحویل اسناد را قبل از بسته شدن لیست کشتی، بداند.
مرحله دهم
این مرحله، مرحله شیپینگ اوردر بوده به طوری که نماینده مشتری یا خودش برای انجام این کار باید پس از تحویل اسناد به خط کشتیرانی، دنبال پیگیری آن باشد و اگر پیگیری نشود دستور حمل به کشتیرانی صورت نگرفته و بار در لیست انتظار کشتی قرار می‌گیرد.
مرحله یازدهم
حال که شیپینگ انجام گرفت باید هماهنگی لازم با دفتر کشتیرانی صورت پذیرد تا در اولین کشتی بار حمل و به مقصد فرستاده شود.
مرحله دوازدهم
با پیگیری‌های تلفنی با کشتیرانی برای دریافت پیش‌نویس بارنامه و نام کشتی و … باید از وضعیت بار اطلاع پیدا کند و به مشتری بگوید.
مرحله سیزدهم
بعد اینکه پیش‌نویس بارنامه از خط دریافت شد به مشتری فرستاده می‌شود تا بررسی شده و به تأیید برسد.
مرحله چهاردهم
در این مرحله علاوه بر پیگیری‌های لازم درباره بار و بارنامه و تاریخش، بازاریاب می‌بایست صورت حساب توسط بخش حسابداری شرکت به مشتری ارسال کند.
مرحله پانزدهم
مشتری وظیفه دارد در قبال ارسال صورت حساب آن را به طور تمام کمال به خط کشتیرانی بپردازد و اصل اورجینال بی ال یا نامه تلکس ریلیز را از خط کشتیرانی دریافت و به شیپر تحویل گردد.
کلام آخر
با توجه به مطالب نگاشته شده حمل و نقل از هر نوعی که باشد دارای قوانین و قاعده خود است که در این بخش سایت دانا حمل به مفهوم شیپینگ اوردر پرداختیم تا بلکه به دانسته‌‌‌های شما کمی افزوده باشیم. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره با شماره‌‌های موجود در سایت دانا حمل تماس حاصل فرمایید.
دیدگاه ها